Contoh Prosedur Pemberkasan

PROSEDUR PEMBERKASAN

A. Pemeriksaan

Pemeriksaan dilakukan untuk mengetahui tanda simpan, kelengkapan arsip, kondisi fisik arsip dan keterkaitan dengan arsip lain. 

1. Pemeriksaan tanda simpan

Memeriksa tanda simpan/file pada lembar disposisi yang diberikan oleh pimpinan.
Contoh:

2. Pemeriksaan kelengkapan berkas

Jika terdapat berkas yang tidak lengkap, misalnya tidak ada lampiran atau terpisah antara satu dengan yang lainnya maka berkas tersebut harus digabungkan menjadi satu kesatuan berkas.

3. Pemeriksaan kondisi fisik arsip

Jika terdapat arsip yang rusak dan arsip tersebut memiliki nilai guna yang tinggi maka sebelum disimpan perlu dilakukan tindakan perbaikan dengan cara penambalan, penyambungan, laminasi dan teknik perawatan lainnya. 

4. Pemeriksaan keterkaitan dengan arsip lainnya

Jika arsip yang diperiksa memiliki keterkaitan dengan arsip yang sudah disimpan maka digabungkan dengan arsip tersebut, tanpa membuat folder baru.

B. Penyortiran

Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain atau memisahkan duplikat-duplikat yang tidak berguna.

 Contoh:

C. Penentuan Indeks

Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan materi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, nama organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan  subjek atau masalah.

Contoh Indeks Subyek :

D. Penentuan Kode

Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok masalah, sub masalah, dan sub-sub masalah berupa gabungan huruf dan angka.

Kode merupakan tanda pengenal kelompok berkas sesuai  klasifikasinya.
Bentuk kode : gabungan huruf dan angka
Cara penentuan kode :
- Perhatikan bentuk kode yang digunakan dalam klasifikasi arsip

- Untuk menentukan kode gabungan huruf dan angka, perlu membaca isi surat dan menggolongkan informasinya pada masalah pokok, sub masalah, dan sub-sub masalah

- Menuliskan kode klasifikasi arsip pada indeks yang ditentukan pada secarik kertas yang ditempelkan pada berkas atau dengan cara lain  

Contoh penentuan kode :

E. Pembuatan Label

Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map,  dan peralatan penyimpan arsip lainnya yang dilaksanakan secara konsisten.

Cara memberi label pada ordner  atau Folder

Contoh :

F. Pembuatan Tunjuk Silang

Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain  yang memiliki keterkaitan informasi.

Contoh tunjuk silang
Menunjuk Berkas yang memiliki keterkaitan

G. Penempatan Arsip

Penempatan arsip dilakukan sesuai dengan lokasi atau kelompok subjeknya.
Contoh: Penyimpanan arsip sistem subyek dalam filing cabinet

     

Itulah Contoh Prosedur dalam pembuatan Pengarsipan berkas di Kantor

Bagikan ke Google Plus

About Unknown

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.